Spisové a skartační plány málokdy vznikají na zelené louce – přebírají se ze vzoru sousední obce nebo školy. Že vzor nesedí, se ukáže až v provozu: ve výčtu chybí typ dokumentu, který zpracováváte každý týden, věcné skupiny neodpovídají vaší agendě a u nejasného dokumentu nikdo neví, jaký skartační znak a lhůtu mu přiřadit. Ve skartačním řízení se to pak projeví. Projděte si stavbu plánu od věcných skupin přes spisové znaky až po skartační znaky a lhůty a na konkrétních ukázkách si ověřte, jak má hierarchie vypadat, kde hledat spolehlivé vzory a jak do plánu doplnit typ dokumentu, který v žádném z nich nenajdete. Získejte praktický návod, jak sestavit nebo aktualizovat plán, který odpovídá vaší skutečné agendě a obstojí při skartačním řízení.
Program:
Právní rámec spisové služby – zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, prováděcí vyhlášky a poslední změna vyhlášky č. 259/2012 Sb. provedená vyhláškou č. 200/2024 Sb.
Co je výkon spisové služby – příjem, evidence, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání a ukládání dokumentů až po jejich vyřazení ve skartačním řízení.
Spisový řád a spisový a skartační plán – proč plán není přílohou spisového řádu a jak na sebe oba texty navazují.
Věcné skupiny a spisové znaky – hierarchické uspořádání plánu a ukázka konkrétní struktury s vyznačením nejnižší úrovně, na které se uvádí spisový znak a skartační režim.
Skartační znaky „A“ a „S“ – co který znamená a co znamená konec používání znaku „V“ pro dokumenty, které jím už jsou označené.
Skartační lhůty – co znamenají, jak se počítají, od jaké spouštěcí události se odvíjejí.
Jak si vytvořit vlastní plán – kde najdete použitelné vzory pro obce i pro školy, jak je přizpůsobit své agendě, jak doplnit chybějící typy dokumentů a kde ověřit skartační znak a lhůtu, pokud si nejste jisti.
Komu je určen:
pracovníkům spisové služby, podatelen a spisoven, referentům a úředníkům obecních a městských úřadů, tajemníkům úřadů, ředitelům a administrativním pracovníkům škol a školských zařízení, pracovníkům příspěvkových organizací a dalším veřejnoprávním původcům, kteří tvoří nebo aktualizují svůj spisový řád.
